Idejas pakārto iespējām
Iespējas sarīkot konferenci vai prezentāciju, nosvinēt Ziemsvētku balli vai lielu jubileju piedāvā gan reģionu kultūras centri un koncertzāles, gan pilis, muižas, viesnīcas un viesu nami visā Latvijā. Modernām, kvalitatīvām telpām īres cenas īpaši neatšķiras atkarībā no reģiona. Svarīgs drīzāk ir periods - dārgāk ir vasaras sezonā no maija līdz oktobrim, kā arī decembrī. Vasarā ir aktīvs kāzu svinēšanas laiks, kad telpas tiek rezervētas pat pusgadu, gadu uz priekšu, turklāt pēdējo gadu tendence ir rīkot svinības ne tikai nedēļas nogalēs, bet arī jebkurā citā nedēļas dienā. Savukārt decembrī uzņēmumi rīko balles un, līdzīgi kā kāzu rīkotāji, noskatīto svinību vietu rezervē jau pusgadu vai vairākus mēnešus iepriekš. «Vietu it kā ir daudz, bet lielam uzņēmumam, kāds ir banka Citadele, nav vienkārši atrast vietu 1500 cilvēku balles nodrošināšanai. Lielās halles ir sarežģīti un dārgi izdekorēt tā, lai radītu mājīguma sajūtu,» atklāj bankas Citadele Ārējās komunikācijas vadītāja Baiba Ābelniece, tāpēc reizēm ideju nākas pakārtot praktiskajām iespējām.
Savukārt IT uzņēmuma Accenture Latvia pārstāve Irina Minulova stāsta, ka uzņēmuma krāšņākie pasākumi ir gada nogales balles. Galvenais esot pasākuma ideja, kas izkristalizējas, gan ņemot vērā kultūras, sabiedriskās dzīves aktualitātes, gan valdošo noskaņu uzņēmuma darbinieku vidū. Arī telpu izvēlē Accenture pasākumiem pieskaņo vietu, nevis otrādi, un idejas vārdā var tikt izvēlētas netipiskas telpas, piemēram, viena no ballītēm notika auto tirgotāja Domenikss daudzstāvu ēkā. Galvenā ideja pasākumam izkristalizējas uzņēmumā, un papildu palīgi, piemēram, pasākumu rīkošanas aģentūra, tiek piesaistīti vēlāk nepieciešamības gadījumā, piemēram, rūpējoties par dekorācijām un citiem ballītes atribūtiem, inventāru, ko nākas pasūtīt vai nomāt, mūziku un tamlīdzīgi. Irina atklāj - pasākumi tiek pārdomāti līdz sīkām niansēm, lai viss būtu saskaņots un atbilstošs tematikai, tā panākot vēlamo noskaņu. Plānošana un telpu izvēle notiek jau vairākus mēnešus pirms pasākuma. Svētku rīkošanai tiek paredzēts noteikts budžets, taču telpu izmaksas nav galvenais kritērijs, lai tās neizvēlētos, turklāt vienmēr ir iespējami kompromisi, sevišķi, ja rezervācija veikta savlaicīgi.
Daudzi telpu izīrētāji darbojas arī kā pasākumu aģentūras, piedāvājot gan mēbeles, gan telpu dekorus, gan ēdināšanu un pasākuma scenārija izstrādi, tā gan optimizējot rīkotāja izdevumus un palīdzot iekļauties mazākā budžetā, jo katrs starpnieks taču vēlas nopelnīt, gan vienkāršojot komunikāciju un ietaupot laiku ballēties gribētājiem.
Radošums ir galvenais
Dizaina fabrika piedāvā iespēju sarīkot pasākumus no 50 līdz 300 cilvēku plašai kompānijai, taču svinību vietas pārstāve Indra Vītola stāsta, ka viskomfortablāk jutīšoties 150-160 cilvēku, tādam skaitam arī lielākoties tiekot rīkoti pasākumi 325 kvadrātmetru lielajās telpās un tur notiek gan kāzas, privātas ballītes, gan semināri, Ziemassvētku balles uzņēmumiem, balvu pasniegšanas un tā tālāk. Dizaina fabrikā notiek arī pa kādam neliela formāta koncertam, teātra izrādei. «Klienti ir ļoti dažādi. Ir uzņēmumi, kam galvenais ir vieta un telpa, nevis budžets, jo tas ir elastīgs, un galvenais, lai pasākums izdodas spilgts, un tādi, kas grib daudz, diemžēl ir ierobežoti konkrētā naudas daudzumā. Taču ar radošu pieeju labu pasākumu iespējams sarīkot gan vienā, gan otrā gadījumā,» stāsta I. Vītola.
Dizaina fabrika ne tikai izīrē telpas un piedāvā to noformējumu, dekorāciju izveidi, bet darbojas arī kā pasākumu aģentūra, nodrošinot visu nepieciešamo no A līdz Z, tajā skaitā scenāriju. Indra stāsta, ka pēdējo trīs četru gadu laikā populārākie korporatīvo svinību scenāriji ir dažādu kinofilmu tēmas, piemēram, Džeimsa Bonda, Lielā Getsbija, Alises Brīnumzemē utt. Pēdējā laikā arī pieaugušo ballītēs populāras ir zinātnes tēmas un kosmosa tematika. Ir nācies rīkot pasākumu, kurā viesi bija pārģērbušies par kosmosa apceļotājiem, arī telpas tika iekārtotas šādā stilā un aktivitātes saskaņotas.
«Izmaksas ir atkarīgas no daudziem aspektiem - dekorācijām, ēdiena, piesaistīto mūziķu un pasākumu vadītāju honorāriem. Atkarībā no sezonas un nedēļas dienas telpu īre bez dekorācijām un pasākuma rīkošanas maksā no 1500 līdz 2000 eiro par diennakti. Savukārt 150 cilvēku lielam kolektīvam noorganizēt pasākumu, dekorējot, ēdinot un nodrošinot citas izklaides, izmaksās no 12 līdz 50 tūkstošiem eiro un vairāk, ja tiks piesaistīti, piemēram, mūziķi, kuri gribēs saņemt lielu honorāru,» skaidro I. Vītola.
Svinēt var arī siltumnīcā
Līdzīgs sadarbības modelis - telpu īre un pasākuma inventāra, scenārija nodrošināšana - ir arī Rāmavas muižā. «Siltajā sezonā tiek rīkoti pasākumi brīvā dabā, muižas dārzā klāti galdi, ierīkotas atpūtas zonas. Tās mēs nodrošinām, izvietojot dīvānus, palešu mēbeles, šūpuļtīklus. Vide un muižas antīkais imidžs, kas nav veidots glauns, bet drīzāk mākslinieciskas vintāžas stilā, ir pateicīgs jau ar to, ka nav nepieciešama speciāla dekorēšana. Pietiek ar lampiņu virtenēm, svecēm un tamlīdzīgiem nelieliem akcentiem. Vide ļauj ierīkot brīvdabas fotostūrīšus, mums ir antīki molberti, pie kuriem var gleznot vai tos kā citādi radoši izmantot, integrējot pasākuma scenārijā,» stāsta muižas pārstāve Ilze Berga. Rāmavas muiža var uzņemt ap 60 cilvēkiem - nelielas uzņēmumu balles, seminārus, privātie pasākumi ir kāzas, kāzu jubilejas un citas nozīmīgas svinības. Iespējams nodrošināt arī ēdināšanu, scenāriju. Līdzīgi kā citur, jārezervē savlaicīgi. Telpu īre vienai diennaktij ir vidēji 1500 eiro, viss atkarīgs no sezonas un dienas. Par pasākuma scenāriju un pārējo izmaksas saskaņo ar klientu.
Vidzemes pusē popularitāti iemantojusi svinību vieta Siltumnīca. Pauls Jēgers ar ģimeni pamestu 250 kvadrātmetru lielu stiklotu ēku pārvērtis pasākumu norises vietā. «Pie mums savus seminārus un atpūtas pasākumus rīko galvenokārt zaļi domājoši uzņēmumi, augstskolas, dabas aizsardzības organizācijas. Mums ir telpa, kurā šarmu dod tajā augošie zaļie augi un nekādu dižo dekorāciju nevajag! Protams, viesi grib mēbeles, grib paēst - tad piesaistām kādu restorānu, pašiem uz vietas mums ir bārs. Siltumnīca ziemā nav īsti apkurināma, tāpēc darbojamies no maija līdz oktobrim, novembrim. Reiz bija pasākums arī ziemā, tad izlīdzējāmies ar sildošajām lampām,» stāsta Pauls. Rezervācijas nākamajam gadam Siltumnīca pieņem jau no septembra beigām. Visus datumus gan ar pasūtījumiem neaizpilda, jo te notiek arī kultūras pasākumi. Cenas - sezonā nedēļas nogalē Siltumnīcas īrēšana uz 24 stundām izmaksā 800 eiro, darba dienās - 50 eiro stundā.