Plāno savlaicīgi
Starptautiskā izstāžu centra Ķīpsalā direktors Jānis Zvirbulis Dienai norādīja, ka šā gada salīdzinoši mazākais pasākumu skaits saistīts ar to, ka iepriekšējos divos gados semināru un konferenču skaitu ievērojami papildināja divi nozīmīgi faktori - pērn virkne no daudzajiem pasākumiem bija saistīti ar Latvijas prezidentūru Eiropas Savienības Padomē, savukārt vēl gadu iepriekš semināru un konferenču klāstu būtiski papildināja Rīgas kā Eiropas kultūras galvaspilsētas statuss.
«Līdz ar to šogad, salīdzinot ar iepriekšējiem gadiem, kopējais šādu pasākumu skaits Latvijā objektīvi ir mazāks, un šogad arī vairs nav plānoti daudzi un lieli pasākumi. Taču konferenču un semināru biznesā jāstrādā ilgtermiņā, jau laikus plānojot pasākuma norises vietu, tāpēc patlaban tiek strādāts, organizējot nākamgad un aiznākamgad Rīgā notiekošās konferences un seminārus,» akcentē J. Zvirbulis un norāda, ka īpaši savlaicīgi sagatavošanās darbi nepieciešami lielajām konferencēm, kurās plānotais dalībnieku skaits ir, sākot no 500 cilvēkiem.
«Tas saistīts ne tikai ar pašas konferences norises vietas rezervēšanu, bet arī savlaicīgu vietu rezervēšanu viesnīcās, ēdināšanas nodrošināšanu un transportu. Uz pasākumu vienlaikus ierodas ļoti liels cilvēku skaits, un viņiem visiem ir nepieciešams nodrošināt šo blakus servisu. Pasākumam ar 200-500 cilvēkiem to nodrošināt ir daudz vienkāršāk, taču, ja skaits ir lielāks, laikus šos jautājumus nesakārtojot, var rasties problēmas ar pasākuma dalībnieku izmitināšanu,» pauž eksperts un norāda, ka šāda prakse ir ierasta, rīkojot pasākumus jebkurā pasaules valstī.
Ķīpsalas izstāžu centrā tiek organizētas dažādu nozaru un tēmu konferences un semināri, turklāt aizvien vairāk pieaug ārzemnieku interese pasākumus rīkot tieši Rīgā. «Mūsu gadījumā vairāk ir runa par lielām konferencēm, kam nepieciešamas plašas telpas. Seminārus vai nelielas konferences ar mazāku dalībnieku skaitu lielākoties rīko viesnīcās, kurās ir šāda mēroga pasākumiem piemērotas konferenču telpas,» akcentē J. Zvirbulis. Viņš piekrīt, ka starptautiskais konferenču bizness jeb darījumu tūrisms ir nozīmīgs valsts ekonomikai, ņemot vērā, ka ikviens pasākuma dalībnieks, ierodoties uz konferenci Rīgā, dod ienākumus ne tikai pasākuma organizētājiem, bet arī transporta, ēdināšanas, viesnīcu un tirdzniecības nozarei.
Ātrums un elastība
J. Zvirbulis skaidro, ka Latvija - un arī Rīga - jau daudzus gadus ieņem stabilas pozīcijas starptautiskajā pasākumu organizēšanas biznesā, veiksmīgi konkurējot ar citu valstu uzņēmējiem. «Šodien informācija par Latviju kā ērtu konferenču norises vietu jau pieejama daudziem starptautiskiem pasākumu rīkotājiem, jo mums izveidojušās labas iestrādes, daudzu gadu laikā nodrošinot kvalitatīvu pasākumu norisi. Labākā reklāma vienmēr ir klientu pozitīvās atsauksmes,» viņš uzsver un piebilst, ka ievērojama Ķīpsalas izstāžu centra priekšrocība konkurencē par lielu starptautisku pasākumu norises vietu ir lokācija un serviss, proti, komplekss atrodas tuvu lidostai un pilsētas centram ar ērtu satiksmi. Turklāt kompleksa telpas ir iespējams ātri transformēt dažāda lieluma atsevišķās telpās atkarībā no konkrētā klienta vajadzībām un pasākuma specifikas. J. Zvirbulis gan akcentē, ka Ķīpsalas kompleksa specifika ir tāda, ka pavasaros un rudeņos šeit 70% gadījumu notiek dažādas vietējā un starptautiskā mēroga izstādes, kuru laikā nav iespējams paralēli organizēt citu pasākumu, taču pārējā laikā kompleksa telpas ir pieejamas konferencēm.
Runājot par biznesa specifiku, konkurējot par pasākuma organizētāja izvēli par labu tai vai citai pasākuma organizēšanas vietai ar citiem vietējiem un citu valstu konferenču centru īpašniekiem, J. Zvirbulis uzsver ātras reaģēšanas svarīgumu uz klienta atsūtīto pieprasījumu. «Ja pasākuma organizētājam vēl nav sava ierasta sadarbības partnera pasākuma telpu piedāvājumā, parasti informācijas pieprasījums tiek nosūtīts vairākiem iespējamiem pretendentiem. Šādā situācijā viens no izšķirošajiem faktoriem ir tieši ātra reakcija un kvalitatīva sākotnējā sadarbības piedāvājuma sagatavošana un nosūtīšana,» viņš stāsta.
Daudz profesionāļu
Starptautiskajā izstāžu centrā Ķīpsalā notiek ne tikai starptautiski kongresi, forumi un konferences, bet arī Baltijā nozīmīgākās pārtikas un būvniecības industrijas, mājokļa labiekārtošanas, tūrisma, izglītības, mašīnbūves un metālapstrādes izstādes.
«Pašlaik ir vērojama tendence, ka izstādes dalībnieki, nozares asociācijas un profesionāļi savu kongresu, konferenču un semināru rīkošanai arvien vairāk izvēlas tieši izstādes. Tā ir iespēja vienkopus uzrunāt lielu auditoriju, turklāt konkrētās nozares pārstāvjus. Katra profesionālā nozares izstāde ir kļuvusi par starptautisku konkrētās jomas profesionāļu tikšanās un darījumu vietu,» norāda Starptautisko izstāžu rīkotājsabiedrības BT 1 valdes priekšsēdētājs Viesturs Tīle.
Piemēram, starptautiskā pārtikas industrijas izstāde Riga Food vienkopus pulcē gan nozares uzņēmējus, gan arī piedāvā daudzpusīgu pasākumu programmu - kontaktbiržu, pārtikas produktu konkursus, pavāru, bārmeņu, tējas un kafijas meistaru sacensības, konferences, seminārus. Mainās arī pasākumu regularitāte - ņemot vērā medicīnas nozares tehnoloģiju attīstības tempus un profesionāļu lielo interesi, turpmāk starptautiskā medicīnas izstāde Medbaltica divu gadu norises ciklu nomainīs uz ikgadēju, un šogad izstādē notiks pat 12 konferences.
Ar katru gadu pieaug arī izstāžu starptautiskais mērogs - ārvalstu dalībnieku skaits BT 1 rīkotajās izstādēs turpina aizvien palielināties - 2012. gadā uzņēmuma rīkotajos pasākumos ārvalstu pārstāvju skaits bija 19,7%, 2013. gadā - 21,5 %, 2014. gadā - 26,52%, bet 2015. gadā - jau 31,6% no visiem dalībniekiem. 2016. gada pavasara izstāžu sezonā Ķīpsalā notikušas 14 izstādes, kurās piedalījās 1905 uzņēmumi, no tiem 451 - ārvalstu.
2016. gada pavasara izstāžu sezonā ar vislielāko ārzemju dalībnieku skaitu var lepoties tūrisma izstāde Balttour 2015 - 233 uzņēmumi, savukārt tekstila industrijas izstādē Baltic Fashion & Textile 2016 ārvalstu dalībnieku pārstāvniecība pamatīgi apsteidza pašmāju, sasniedzot 63% īpatsvaru. No tiem lietuvieši - 18,7%, itāļi - 10,8%, igauņi - 4,8%, rāda BT 1 sniegtā informācija.
Ne tikai Rīga
J. Zvirbulis pauž pārliecību, ka starptautiskajā pasākumu organizēšanas biznesā Rīgai un Latvijai kopumā ir vēl ievērojams potenciāls augt un attīstīties, piedāvājot līdz šim neizmantotus resursus.
«Nesen nozares dalībnieki izveidoja struktūru, kuras uzdevums ir veicināt biznesa tūrisma attīstību Latvijā. Jau līdz šim daudz pie tā tika strādāts, taču nebija vienota mārketinga plāna, kuram atbilstoši uzrunātu, rosinātu un pārliecinātu potenciālos klientus un sadarbības partnerus savus pasākumus organizēt tieši Latvijā,» pauž J. Zvirbulis un piebilst, ka šajā kontekstā ir jāskatās daudz plašāk, nekā līdz šim bijis ierasts domāt.
«Līdz šim, runājot par starptautisku pasākumu organizēšanu, galvenokārt skats vienmēr bija vērsts uz Rīgu un tās iespējām. Taču Rīga ir tikai maza daļa no Latvijas. Reģionos ir daudz vietu, kuras var starptautiskā mērogā nopietni pretendēt uz dažādu pasākumu organizēšanu, piemēram, Liepāja, Ventspils, Jelgava, Daugavpils,» akcentē eksperts.
Pēc viņa sacītā, pasaules mērogā attālums no starptautiskās lidostas Rīgā līdz minētajām Latvijas reģionu pilsētām ir samērā neliels, turklāt arī galvenie valsts autoceļi kopumā Latvijā ir pietiekami kvalitatīvi, lai ātri un ērti nogādātu ārvalstu delegātus uz pasākuma norises vietu. Jāpiebilst, ka, piemēram, Rēzeknei konkurēt par konferenču un semināru piesaisti var palīdzēt Latgales vēstniecība Gors, savukārt Liepājai - modernais Lielais dzintars.