Jo lielāks uzņēmums, jo lielāka ir informācijas aprite un ir sarežģītāk to pārvaldīt. Kā liecina statistikas dati, tad 61% organizāciju vairāk kā pusi no savas informācijas glabā ārpus informācijas sistēmām, tādējādi radot sev papildus riskus un bieži vien arī izmaksas (avots – pasaules informācijas vadības asociācija AIIM). Kādi tad ir šie riski?
Nopietnu risku jebkuram uzņēmumiem var radīt informācijas zaudēšana. Uzņēmumiem vajadzētu sākt nopietnāk izvērtēt potenciālos riskus pamanot jau pirmos simptomus: biznesa informācija uzņēmuma iekšienē tiek glabāta haotiski, tā ir izkaisīta papīru kaudzēs, darbinieku datu nesējos vai pazudusi e-pastos. Kas šādā situācijā var pateikt, kur atrodas konkrētai dokuments, kurš saņemts, teiksim, pirms pusgada, bet tieši tagad ir kļuvis ļoti aktuāls? Tā pat, kas notiek ar dokumentiem, kuri atradās pie bijušā darbinieka? Pat ja nepieciešamā informācija kaut kur ir pieejama, tās meklēšanai darbinieki bieži vien patērē daudz laika, kuru varētu veltīt svarīgāku darba uzdevumu pildīšanai.
Vairums uzņēmumu maldīgi uzskata, ka tikai ar lielām investīcijām un laika ieguldījumu var izvairīties no šiem riskiem, taču retais uzņēmums aizdomājas, cik patiesībā izmaksā nevērība pret biznesa informācijas haosu.
Uzņēmumos, kuros tiek nodrošināta informācijas pārvaldība un biznesa procesu kontrole, ieguvumi ir acīmredzami. Galvenais priekšrocības faktors mūsdienu konkurencē ir uzņēmuma efektīva pārvaldība. Digitālās informācijas apmaiņai, glabāšanai un piekļuvei ik dienu tiek izvirzītas arvien stingrākas prasības, tādēļ efektīvas pārvaldības vajadzības var izpildīt tikai progresīvie ECM (uzņēmumu satura pārvaldības) risinājumi, kuri apvieno uzņēmumā notiekošos procesus un pasargā no jau minētajām riska problēmām – saka Žilvins Saltanavičus, UAB „Konica Minolta Baltia” IT un ECM risinājumu attīstības vadītājs.
Konica Minolta Baltia, paplašinot savu darbību, sāk piedāvāt ECM risinājumus un pakalpojumus, kuri būtiski palielina uzņēmuma darbības efektivitāti. Konica Minolta Baltia piedāvā ne tikai ECM audita un konsultēšanas pakalpojumus, bet arī palīdz ieviest un īstenot satura pārvaldības vīziju un stratēģiju, piedalās gan darbības plāna izstrādē, gan īstenošanā. Tas ir salīdzinoši jauns skatījums uz uzņēmumu satura pārvaldību, kur galvenā uzmanība tiek veltīta nevis informācijas sistēmām, bet uzņēmuma procesu optimizācijai un kontrolei. Informācijas sistēma kļūst par instrumentu, nevis mērķi.